archivace účetních dokladůMnoho podnikatelů stále neví, jak správně postupovat při archivaci účetních dokladů. Kdy je nutné doklady archivovat a kdy nikoliv? Na tyto otázky se zaměříme v aktuálním článku. Je jedno, zda pro daňové přiznání k dani z příjmu využíváte výpočet výdajů podle skutečnosti, daňové evidence nebo zda pracujete s výdajovými paušály, archivovat byste měli veškeré evidence, které vedete a doklady, co s nimi souvisejí.

Tato archivace je nutné z důvodu, že může být daň doměřena i dodatečně, pokud například pochybíte při jejím výpočtu. Doba pro úschovu těchto dokladů činí 3 roky od konce roku, kterého se přiznání týkalo. Jestliže ale podáte například daňové přiznání nebo vykážete ztrátu, lhůta se vám může prodloužit až o 10 let. Plátci DPH mají tuto desetiletou lhůtu stanovenou automaticky, na veškeré doklady a na evidenci k DPH. Pokud jde jen o účetní doklady, které souvisejí s vedením účetnictví, zde je lhůta 5 nebo 10 let, v závislosti na okolnostech.

Úschova účetních záznamů v zákoně

Dle zákona č. 563/1991 Sb., o účetnictví, jsou účetní jednotky povinny uschovávat účetní záznamy po určitou dobu, stanovenou v zákoně. Účetní závěrka a výroční zpráva se uchovává po dobu až 10 let, která začíná koncem účetního období, jakého se týká. Účetní doklady, knihy, odpisové plány, inventurní soupisy nebo účtový rozvrh a přehledy byste měli uchovávat po dobu až 5 let a stejně tak i účetní záznamy. Jako ty lze použít například i mzdové listy, daňové doklady nebo jinou dokumentaci, která vyplývá ze zvláštních předpisů.

Způsob archivace dokladů

Standardní je uchovávat doklady v písemné formě. Měly by být provedeny rukopisem, psacím strojem nebo zařízením výpočetní techniky tak, aby jejich obsah byl dobře čitelný. Úschova dokladů sice není technicky nebo organizačně náročná, vyžaduje však prostor, na kterém se budou doklady skladovat. Pokud je například doklad na termopapíru, je vhodné jej ještě okopírovat nebo naskenovat. Pokud je záznam převeden z jedné formy do druhé, vzniká nový účetní záznam. Poté je účetní jednotka povinna zajistit, aby měl shodný obsah s původní formou a to i prokázat.

Proč uchovávat účetní doklady

Účetní doklady se uchovávají z celé řady důvodů, které byly naznačeny už výše. Nejčastější jsou zmíněné daňové účely. Dle dokladů je možné daň vyměřit, doměřit nebo přiznat nárok na daňový odpočet. Dále se doklady archivují pro účely pojistného, především pro oblast sociálního pojištění. Účetní záznamy potřebné pro stanovení a odvod pojistné musí být dle zákona plátci uchovávány po dobu 10 kalendářních let, které následují po roce, kterého se doklady týkají. Lhůty se vztahují také na oblast důchodového pojištění a na stejnopisy evidenčních listů, které se uchovávají po dobu 3 kalendářních let. Mzdové listy se skladují až 30 let a doklady pro oblast nemocenského pojištění po dobu 10 let.